Информация для организаторов культурных мероприятий (условия участия)

• Главная  >  
• Культура и образование  >  
• Культурные мероприятия  >  
• Японская осень в Беларуси 2016  >  
• Условия участия

Мероприятия

К участию в фестивале «Японская осень в Беларуси 2016» приглашаются мероприятия:

• которые проводятся с сентября по ноябрь 2016 года в пределах Республики Беларусь и знакомят жителей Беларуси с традиционной и современной культурой Японии.
• которые проводятся некоммерческой организацией на некоммерческой основе (не с целью получения прибыли) и открыты для всех желающих.

Примечание: если мероприятие проходит в музее, театре, выставочном зале (или другой организации такого типа), стоимость входного билета не должна превышать обычный тариф. Платный вход на мероприятие возможен при наличии необходимости возмещения организационных расходов. Содержание финансового плана мероприятия рассматривается для подтверждения его некоммерческого характера.

Исключается участие:

• мероприятий, нарушающих общественный порядок или мораль
• мероприятий, которые проводятся с целью получения прибыли и не стремятся удовлетворить общественный интерес
• мероприятий, проводимых политической, религиозной и т. п., организацией
• мероприятий радикально политизированного или религиозного характера
• мероприятий, поддерживающих интерес какого-либо ограниченного круга лиц (или одного лица)
• мероприятий, организатор которых сомневается в своей компетенции и способности взять на себя ответственность за проведение мероприятия
  

  * ответственность за проведение мероприятия (включая обеспечение финансовыми ресурсами) закреплена непосредственно за организатором.

• мероприятий, не способствующих популяризации японской культуры или укреплению дружбы народов, или противоречащих позиции официальной японской дипломатии
• мероприятий, организатор или заявитель которых был отмечен за невыполнение своих обязанностей при проведении мероприятия или за представление недостоверной информации в течение последних пяти лет (смотрите содержание формы «Заявление-обязательство»)
• другого мероприятия, признанного дипломатически нецелесообразным

Информационная поддержка Посольства Японии

Посольство Японии оказывает всестороннюю информационную поддержку всем культурным мероприятиям, которые будут включены в фестиваль японской культуры «Японская осень в Беларуси 2016». Способ распространения информации выбирается Посольством Японии в зависимости от характера мероприятия. Рекламно-информационные материалы мероприятия (афиши, буклеты, статьи и т.д.) должны содержать упоминание о том, что мероприятие проходит при поддержке Посольства Японии в Республике Беларусь. Указание о поддержке Посольства Японии возможно только после получения положительного результата рассмотрения заявки от Посольства Японии.

Примеры информационной поддержки Посольства Японии:

• Организаторы могут использовать логотип «Японской осени в Беларуси 2016» в своих рекламно-информационных материалах
• Размещение информации о мероприятии на официальном сайте Посольства Японии, а также в информационных материалах (буклеты «Японской осени в Беларуси 2016»*)
• Распространение информации о мероприятии через рассылку по имеющимся контактам Посольства Японии в сфере культуры (образовательные учреждения, учреждения культуры, любители японской культуры и т.д.)
• Подготовка и рассылка пресс-релиза о мероприятии от имени Посольства Японии
• Предоставление информационных материалов для раздачи посетителям мероприятия

Процедура и документы

Если Вы желаете, чтобы Ваше мероприятие было включено в фестиваль японской культуры «Японская осень в Беларуси 2016», просьба предоставить в Отдел культуры Посольства Японии не позднее, чем за 1 месяц до начала проведения мероприятия, следующие документы в оригинале:

1. Заявление – обязательство  (в установленной форме , с подписью и печатью, по возможности на фирменном бланке)
2. Информация о мероприятии и его организаторе (в установленной форме , заполните все пункты)
3. Финансовый план  (образец формы )
4. Материалы о мероприятии
   • программа, список работ (выставки, кинопоказа, театрального представления и др.), условия участия и т.д. (как минимум один вид материала)
   • если мероприятие предполагает предоставление еды (мастер-классы по японской кухне, фуршеты и банкеты и т.д.), то материалы, подтверждающие принятые меры по общественной гигиене
   • для спортивного мероприятия - материалы, подтверждающие принятые меры по предотвращению аварии, оказанию медицинской помощи или страховке и др.
5. Материалы об организаторе (-ах)
   1. список директоров (руководителей)
   2. устав или другой заменяющий его документ об организации
   3. краткое описание истории и основных направлений деятельности организации
   4. в случае если организатор мероприятия и заявитель – разные лица, необходим документ, указывающий их взаимоотношения (например, договор)
   Освобождается от предоставления ii. и iii. в случаях, если:
   
   1. мероприятие проводилось при поддержке Посольства Японии в последние два года (если содержание не менялось после последней заявки)
   2. мероприятие проводится органом управления государственной/муниципальной власти, дипломатической миссией, международной организацией
      * в случае b., также освобождается от предоставления i.

В случае необходимости Посольство Японии может попросить дополнительные материалы об организации или мероприятии.

Посольство Японии информирует в письменном виде организатора мероприятия о результате рассмотрения заявки.

Предоставление отчета

После окончания мероприятия в течение месяца организатор направляет в Посольство Японии отчет о проведении мероприятия со следующим содержанием. В случае если отчет не будет предоставлен, то Посольство Японии сохраняет за собой право отказать организатору мероприятия в участии в будущих фестивалях Посольства Японии.

1. Отчет о проведении (в установленной форме , с подписью и печатью, по возможности на фирменном бланке)
2. Финансовый отчет (в свободной форме)
3. Материалы о проведении мероприятия (копии статей в СМИ или ссылки на статьи в интернет-источниках, особенно касательно региональных и местных СМИ)
4. Печатная продукция (афиша, буклет и др.) с указанием наличия поддержки Посольства Японии
   * если о поддержке Посольства указано на интернет-сайте, то распечатайте данную страницу и предоставьте.

Посольство Японии будет также признательно организатору за фотографии и видеоматериалы о мероприятии.