Японская осень в Беларуси: Информация для организаторов культурных мероприятий (условия участия)

Посольство Японии в Республике Беларусь информирует об отмене фестиваля японской культуры «Японская осень в Беларуси 2022».
Посольство также временно приостанавливает информационную и иную поддержку мероприятий других организаторов.

Благодарим за понимание и рассчитываем на скорое возобновление сотрудничества в рамках мероприятий фестиваля и других совместных проектов.

В программу фестиваля «Японская осень в Беларуси» могут быть включены мероприятия:

• которые проводятся в период с сентября по ноябрь в пределах Республики Беларусь и знакомят жителей Беларуси с культурой Японии.
• которые проводятся некоммерческой организацией на некоммерческой основе (не с целью получения прибыли) и имеют большой общественный интерес

  * если мероприятие проходит в музее, театре, выставочном зале (или другой организации такого типа), стоимость входного билета не должна превышать обычный тариф. Платный вход на мероприятие возможен при наличии необходимости возмещения организационных расходов за счет средств, полученных от продажи билетов. Содержание финансового плана мероприятия рассматривается для подтверждения его некоммерческого характера.

  * заявки от физических лиц не принимаются

• мероприятие должно быть открыто для всех желающих

В программу фестиваля не могут быть включены:

• мероприятия, нарушающие общественный порядок или противоречащие нормам морали
• мероприятия, которые проводятся с целью получения прибыли и не стремятся удовлетворить общественный интерес
• мероприятия, проводимые политической, религиозной и т.п. организацией
• мероприятия радикального политического или религиозного характера
• мероприятия, удовлетворяющие интерес какого-либо ограниченного круга лиц (или одного лица)
• мероприятия, организатор которых сомневается в своей компетенции и способности взять на себя ответственность за проведение мероприятия

  * ответственность за проведение мероприятия (включая обеспечение финансовыми ресурсами) закреплена непосредственно за организатором.

• мероприятия, не способствующие популяризации японской культуры или укреплению дружбы народов, или противоречащие позиции официальной японской дипломатии
• мероприятия, характер и порядок проведения которых противоречат законодательству Республики Беларусь или мероприятия, которые могут быть расценены как противоречащие законодательству
• мероприятия, организатор которых хотя бы раз за последние пять лет был замечен за невыполнением своих обязанностей по проведению мероприятия либо за предоставлением недостоверной информации (смотрите содержание формы «Заявление-обязательство» )
• другое мероприятие, признанное дипломатически нецелесообразным

Посольство Японии окажет информационную поддержку всем культурным мероприятиям, которые будут включены в программу фестиваля японской культуры «Японская осень в Беларуси». Посольство Японии выбирает способ распространения информации о мероприятии в зависимости от его характера. Организатор может упомянуть о поддержке мероприятия Посольством Японии только после получения положительного результата рассмотрения заявки от Посольства Японии. Запрещаются такие формулировки, как «запланировано получение поддержки» и «заявка находится в процессе рассмотрения»

Информационная поддержка Посольства Японии предусматривает следующее:

• Размещение информации о мероприятии на официальном сайте Посольства Японии, а также в информационных материалах (в буклете «Японской осени в Беларуси»*)

  * Буклет с календарем мероприятий
  К началу фестиваля Посольство Японии изготавливает буклет фестиваля «Японская осень в Беларуси» с календарем мероприятий. Если Ваша заявка поступит в Посольство Японии до установленного срока и будет положительно рассмотрена, мероприятие будет включено в календарь буклета.

• Организаторы могут использовать логотип «Японской осени в Беларуси» в своих рекламно-информационных материалах
• Распространение информации о мероприятии через рассылку по контактной базе данных Отдела культуры Посольства Японии (образовательные учреждения, учреждения культуры, любители японской культуры и т.д.)
• Рассылка подготовленного организатором пресс-релиза о мероприятии от имени Посольства Японии
• Предоставление информационных материалов для раздачи посетителям мероприятия

Если Вы желаете, чтобы Ваше мероприятие было включено в программу фестиваля японской культуры «Японская осень в Беларуси», просим предоставить в Отдел культуры Посольства Японии не позднее, чем за 1 месяц до желаемой даты одобрения поддержки Посольства, следующие документы (допускается подача по электронной почте):

* Чтобы мероприятие было включено в календарь буклета «Японская осень в Беларуси», заявку необходимо подать до установленного срока (обычно – до середины августа).

* В случае необходимости Посольство Японии может запросить дополнительные материалы об организаторе или мероприятии.

* Если вы планируете отправлять документы в электронном виде, заранее предупредите об этом Отдел культуры Посольства. Документы необходимо выслать в формате PDF. Обратите внимание, что размер письма не должен превышать 10 мб. Документы, отправленные без предварительного уведомления, не могут быть рассмотрены.

Посольство Японии проинформирует организатора мероприятия о результате рассмотрения заявки по электронной почте.

1. Заявление – обязательство  (в установленной форме , с подписью заявителя, по возможности на фирменном бланке). Менять содержание документа запрещается.

2. Информацию о мероприятии (в установленной форме , необходимо заполнить все пункты)

3. Финансовый план  (в свободной форме, образец формы ). Финансовый план обязаны предоставлять все организаторы, даже если вход на мероприятие будет свободным.

4. Материалы о мероприятии

• программу (для концерта и др.), список/содержание работ (для выставки, кинопоказа, театрального представления и др.), условия участия (для конкурсов) и т.д. (обязательно предоставление хотя бы одного из перечисленных документов)
• если мероприятие предполагает подачу еды (мастер-классы по японской кухне, фуршеты и банкеты и т.д.), то организатору необходимо предоставить документы, подтверждающие принятие мер по соблюдению правил общественной гигиены
• для спортивного мероприятия － документы, подтверждающие принятие мер по предотвращению несчастных случаев, оказанию медицинской помощи, страхованию и др.

5. Сведения об организаторе (-ах)

  i. список директоров (руководителей)

 ii. устав организации или другой заменяющий его документ

iii. краткое описание истории и основных направлений деятельности организации

iv. в случае если организатор мероприятия и заявитель – разные лица, необходим документ, определяющий их взаимоотношения (например, договор)

* Предоставить ii. и iii. необязательно в случае:

a. если мероприятия данной организации проводились при поддержке Посольства Японии в течение последних двух лет (если сведения об организации не менялись после подачи последней заявки)

b. если мероприятия проводятся органом государственного/муниципального управления, дипломатической миссией, международной организацией

* в случае b., также освобождается от предоставления i.

В течение месяца после окончания мероприятия организатор должен направить в Посольство Японии отчет о проведении мероприятия. В случае если отчет не будет предоставлен, Посольство Японии сохраняет за собой право отказать организатору мероприятия в участии в следующих фестивалях Посольства Японии.

1. Отчет о проведении (в установленной форме , с подписью и печатью, по возможности на фирменном бланке)(оригинал)

2. Финансовый отчет (в свободной форме)

3. Материалы о проведении мероприятия (копии статей в СМИ или ссылки на статьи в интернет-источниках, в частности, статьи региональных и местных СМИ)

4. Печатная продукция (афиша, буклет и др., где обязательно должно быть указано, что данное мероприятие проводилось при поддержке Посольства Японии)

* если о поддержке Посольства указано на интернет-сайте, просим приложить копию данной страницы к отчету.

Наличие видеоматериалов и фотографий с мероприятия приветствуется.

За дополнительной информацией просим обращаться в:

Отдел культуры Посольства Японии в Республике Беларусь
E-mail: nippon-kultura@mk.mofa.go.jp